La diversificazione dei bisogni del cliente, unita a cicli di vita dei prodotti sempre più brevi, induce molte aziende a passare alla produzione su commessa per ridurre le perdite legate al mantenimento delle scorte.
È perciò della massima importanza concentrarsi sull’efficienza operativa nella gestione dei materiali.
Nell’articolo che segue, prenderemo ad esempio il caso di un costruttore giapponese di case prefabbricate e del miglioramento dell’efficienza nelle operazioni di spedizione da questi applicata a materiali primari (rivestimenti per pareti, pavimenti, ecc.).
Problemi legati alla particolarità della movimentazione dei materiali edili e criticità nelle aree di spedizione
Pavimenti, pareti, infissi, impianti e rivestimenti interni, arredi…: per allestire una casa si utilizza una grande varietà di materiali. Queste diverse componenti non sono prodotte tutte nel medesimo stabilimento o dalla medesima società; se non acquistate da altre aziende, quantomeno provengono da più fabbriche della stessa azienda. Ciò che avviene in pratica è che presso i reparti di spedizione dei costruttori edili si fanno convergere i materiali realizzati in stabilimenti differenti per consegnare solo le parti necessarie secondo il calendario dei lavori del cantiere. Vi è però una serie di inconvenienti che possono verificarsi in questo processo e proverò ora ad enumerare alcuni tra i più ricorrenti:
- il giorno stesso della spedizione ci si accorge che non tutti i materiali sono disponibili; si cerca allora di reperire i mancanti in tutta fretta, ma non riuscendovi, si è costretti a rinviarne la spedizione.
- a fine mese/ fine periodo, o quando intervengono variazioni fiscali e dei tassi di interesse, l’urgenza porta a concentrare le spedizioni, generando frequenti errori ed omissioni di consegna.
- gli errori e le omissioni di consegna nei momenti di picco/alta stagione producono effetti che si trascinano anche successivamente, determinando fenomeni cronici di lavoro straordinario
- le variazioni metereologiche condizionano il calendario di avanzamento dei lavori nei cantieri a cielo aperto oppure, a causa delle richieste di modifica del capitolato da parte
dei clienti, possono verificarsi “perdite” operative legate allo spostamento di buffer (depositi provvisori) di materiale da spedire, al ri-picking o alla ricerca dei materiali, senza contare le difficoltà di tener fede alle scadenze di consegna in cantiere, da cui i tempi morti delle maestranze in attesa del materiale che non arriva.
- Pur accettando richieste di variazione delle specifiche a disegno o delle date di consegna, non si è in grado di rispondere con prontezza circa la disponibilità dei materiali.
Se temporaneamente si hanno materiali a scorta, agli inconvenienti sopra citati si riesce in molti casi a fare fronte relativamente bene, ma trattandosi di produzione su commessa occorre gestire nel dettaglio sia le date di consegna sia l’avanzamento della produzione.
Parlare di “management” significa curarsi della creazione di meccanismi di trasferimento delle informazioni, ma anche e soprattutto mettere a punto logiche di posizionamento dei materiali e modalità operative nelle aree di spedizione che consentano il controllo e la gestione.
Dividere il materiale per cliente in funzione delle date di spedizione consente di conseguire due scopi: risparmio di spazio e trasporti più efficienti
Negli stabilimenti dove si producono materiali per pareti e rivestimenti si fa il possibile per far corrispondere la sequenza di produzione alla sequenza di spedizione. Se si riesce a rispettare tale corrispondenza e si crea un magazzino prodotto finito in coda, si è in grado naturalmente di assortire il materiale per singolo cliente e spedire man mano che tutto il set di merce per ciascun cliente è pronto, senza creare giacenze di magazzino.
Tuttavia, all’atto pratico accade che se il materiale è il medesimo e per la casa del Sig. A si impiegano gli stessi codici che per la casa del Sig. B, l’azienda preferirà produrre tutti i codici insieme onde evitare cambi formato e attrezzaggi macchina, senza rispettare una sequenza di produzione e distinta per i due casi (vd. Figura 1).
In simili casi il materiale a fine linea sarà misto, e costituito solo in parte da merce spedita direttamente, mentre la restante parte della merce dovrà ancora attendere del tempo prima di essere consegnata (vd. Figura 2).
In tali casi questa merce viene depositata provvisoriamente in modo indistinto, senza essere smistata per cliente. Ed è proprio questo il punto: non appena uscita dalla linea di produzione, se si smistano i materiali finiti per cliente e si collocano in un’area di deposito provvisorio, diventano materiali a lunga giacenza. I materiali di costruzione primari sono numerosi e ingombranti, per cui la loro giacenza sia pur temporanea comporta l’uso di spazi significativi dell’area disponibile in un reparto di spedizione.
Necessitare di superfici sempre più ampie significa, tuttavia, ricorrere a strutture sempre più distanti, dal che deriva un decremento dell’efficienza nell’uso degli spazi e una riduzione dell’efficienza riferita ai trasporti (vd. Figura 3).
La mancanza di spazi, soprattutto nei momenti di picco di lavoro, fa sì che i materiali pronti da spedire vengano posizionati anche in posti diversi da quelli destinati al deposito temporaneo e si generino cumuli di merce in eccesso, causa frequente di ricerca dei materiali e di errori.
Evitare a priori di ripetere le operazioni intercettando al più presto le informazioni sulle variazioni di data di consegna e riportandole alla funzione aziendale più idonea
Al fine di portare al cantiere solo quello che è necessario, nel momento e nella quantità necessaria alla costruzione dell’immobile, è fondamentale venire a conoscenza della programmazione delle attività operative sul posto.
Il punto qui è come ottenere tempestivamente le informazioni sui cambiamenti nel programma delle attività e trasmetterle al reparto aziendale cui sono più necessarie. Il fattore tempestività è determinante, ed è solo grazie ad esso che si può riuscire ad evitare a priori di rifare le stesse operazioni nell’area spedizioni.
L’“informazione aggiornata” sui lavori di costruzione inizia con il sopralluogo in cantiere da parte del responsabile delle spedizioni, di chi pianifica la produzione, dei trasportatori etc., che – in veste di rappresentanti delle rispettive funzioni – riporteranno quanto rilevato sui materiali ai propri enti di appartenenza.
Tale catena di informazione deve agire non a livello di singola società, ma – nella maggioranza dei casi – a livello multi-aziendale ed è proprio questo che rende difficile trasferire le informazioni rapidamente e tempestivamente.
Si potrebbe ritenere in proposito che basti intervenire gestendo i flussi di informazione mediante sistemi informativi multi-azienda, ma di fatto coniugare le esigenze e le priorità di ciascun soggetto coinvolto (es: investimenti) è tutt’altro che semplice.
In questi casi, piuttosto, si dovrebbe fare in modo che le persone incaricate di mantenere i contatti interaziendali, siano al corrente di come i loro interlocutori e finanche i partner di questi svolgono il proprio lavoro, ottenendo informazioni precise e puntuali sulle variazioni in itinere. In particolare:
- In quali circostanze si interviene variando la programmazione,
- Chi decide sostanzialmente la programmazione del cantiere,
- Quale sia la tempistica, ovvero i cicli di revisione periodica della programmazione.
Occorre dunque che si abbiano chiari, per lo meno in parte, gli elementi di cui sopra per poi procedere istituendo un meccanismo che consenta di attingere le informazioni direttamente dalla fonte in prossimità di qualsiasi cambiamento/variazione. In tal senso può risultare molto utile inserire nelle aziende che lavorano a commessa un sistema di gestione del tipo Setsuban Kanri™ (vedi box).
L’importanza di una diagnosi precoce per intervenire e non mancare la data di consegna
Il principio vuole che per rispettare la data di spedizione il materiale debba essere depositato in magazzino in tempo utile. Individuare un ritardo nel ricevimento in magazzino precocemente offre l’evidente vantaggio di poter ancora agire per correre ai ripari e non mancare la data prevista per la spedizione. A tal fine occorre considerare il modo in cui si effettuano i controlli al ricevimento in magazzino. Le modalità più seguite sono a grandi linee le seguenti quattro:
- Verifica di corrispondenza della documentazione del vettore e della merce
- Verifica di corrispondenza tra ciò che è previsto arrivare dal fornitore (ivi compresa la propria fabbrica) e la merce
- Verifica di corrispondenza tra data di consegna (ricevimento a magazzino) prevista dal fornitore e data di consegna riportata nell’ordine emesso dalla propria azienda (confermata prima che le merci vengano spedite dal fornitore).
- Verifica di corrispondenza tra data di consegna del proprio ordine emesso e la merce.
Al fine di intercettare il prima possibile eventuali ritardi, le modalità ideali da seguire sono quelle indicate ai punti 3. e 4. In un grande numero di casi le aziende si limitano invece a verificare la corrispondenza tra documentazione di carico del vettore e presenza fisica della merce, come citato al punto 1. È bene tener presente, però, che questa verifica da sola non offre vantaggio alcuno ai fini del controllo di avanzamento.
